Gebruiksrecht van eventfoto's: wat mag je ermee doen?

De foto’s van je event staan in de galerij en de eerste collega vraagt al of ze op LinkedIn mogen. Daarna wil marketing er een advertentie van maken, en vraagt een sponsor om een paar beelden voor de eigen website. Mag dat allemaal? Je hebt de foto’s immers betaald.

Betalen voor foto’s betekent niet automatisch dat je er alles mee mag. Wat wel mag, hangt af van wat je afspreekt. Ik leg het in zes punten uit, in gewone taal. Dit is algemene uitleg en geen juridisch advies: heb je een bijzondere situatie, vraag dan een jurist om mee te kijken.

1. Auteursrecht en gebruiksrecht zijn twee verschillende dingen

De fotograaf heeft als maker het auteursrecht op de foto’s. Jij krijgt als opdrachtgever meestal een gebruiksrecht: de toestemming om de foto’s op afgesproken manieren te gebruiken. Auteursrecht overdragen kan ook, maar dat moet schriftelijk gebeuren en is iets anders dan de foto’s gewoon mogen gebruiken. Voor de meeste organisatoren is een duidelijk gebruiksrecht ruim voldoende.

2. Website en socials vallen vaak binnen de afspraak

De meest voorkomende toepassingen zijn je eigen website, je eigen socials en interne communicatie, zoals presentaties of een jaarverslag. Ook een persbericht zonder mediabudget valt daar vaak onder. Controleer het wel in de voorwaarden of de opdrachtbevestiging, want elke fotograaf spreekt dit op zijn eigen manier af.

3. Betaalde advertenties zijn meestal een aparte afspraak

Een foto op je Instagram-profiel is iets anders dan dezelfde foto in een campagne op Meta, Google of op een billboard. Daar heeft de foto een ander bereik en een andere commerciële waarde. Daarom is dit gebruik vaak niet standaard inbegrepen. Weet je nu al dat je de beelden wilt inzetten voor de ticketverkoop van volgend jaar? Noem het in je aanvraag, dan kan het meteen in de offerte.

4. Sponsors en partners hebben niet vanzelf dezelfde rechten

Jouw gebruiksrecht geldt meestal voor jouw organisatie, niet voor iedereen die bij het event betrokken was. Een sponsor, een locatie of een zustermaatschappij die de foto’s wil gebruiken, heeft daar in de regel een eigen afspraak voor nodig. Lijst dus vooraf op wie er beelden krijgen. Dat voorkomt ongemakkelijke gesprekken op het moment dat een sponsor enthousiast mailt.

5. Vergeet de mensen op de foto niet

Naast het recht van de fotograaf is er nog iets: de mensen die herkenbaar in beeld zijn. Hun portretrecht en de privacywet (AVG) kunnen bepalen wat je mag publiceren, los van wat je met de fotograaf hebt afgesproken. Laat gasten daarom vooraf weten dat er wordt gefotografeerd en waarvoor. Reageer serieus als iemand vraagt om een foto te verwijderen. Bij reclame of gevoelige situaties is expliciete toestemming verstandig.

6. Leg het vast voor je begint

De meeste misverstanden ontstaan doordat niemand de afspraak heeft opgeschreven. Bespreek voor het event deze vragen:

• Waar komen de foto’s terecht, ook over een jaar?
• Komen er betaalde advertenties of drukwerk?
• Krijgen anderen de foto’s, zoals sponsors of partners?
• Mag de fotograaf de beelden in zijn eigen portfolio laten zien?
• Moet er een naamsvermelding bij?

Vijf minuten overleg en een zin in de opdrachtbevestiging scheelt je later veel gedoe.

Zo werken wij bij iBrave

Bij iBrave blijft het auteursrecht bij mij en krijg je een duidelijk gebruiksrecht. Standaard gebruik je de foto’s op je eigen website en socials, in interne communicatie en in niet-betaalde redactionele PR. Betaalde advertenties of gebruik door derden spreken we apart af, zodat je vooraf precies weet waar je aan toe bent. De precieze regels staan in de algemene voorwaarden. Op verzoek lever ik ook een modeltoestemmingsformulier of een standaardtekst voor je gasten.

Wil je er meer over weten, of past je plan niet in het standaardgebruik? Lees verder over eventfotografie bij iBrave of stuur me je plannen. Dan zetten we de juiste afspraak meteen in de offerte.