Festivalfoto's die sponsors willen zien

Maandag na je festival. De laatste hekken zijn weg en je inbox loopt vol, ook met een mail van je hoofdsponsor: “Kun je een paar foto’s sturen?” Dan scroll je door honderden beelden van een uitzinnig publiek en merk je dat hun logo er bijna nergens op te zien is.

Een sponsor betaalt voor zichtbaarheid en voor een gevoel dat aan zijn merk blijft hangen. Foto’s zijn vaak het eerste bewijs dat dat ook gelukt is. Met deze zeven tips krijg je beelden die dat laten zien, zonder dat je festival een reclamefolder wordt.

1. Vraag sponsors vooraf wat ze willen hebben

Mail je sponsors een paar weken voor het festival met één vraag: welke foto’s kun je na afloop goed gebruiken? De een wil vooral sfeer voor zijn socials, de ander een beeld van de eigen stand voor intern gebruik. Met die antwoorden voorkom je dat je achteraf moet gissen. Sponsors voelen zich bovendien gezien, nog voordat je festival is begonnen.

2. Maak een sponsorlijst voor je fotograaf

Geef je fotograaf een kort lijstje: welke sponsor, waar staat de stand of het doek, en wat moet er zeker op. Een plattegrond met de sponsorplekken erbij scheelt veel zoeken op een druk terrein. Dan kan de fotograaf zijn route langs die plekken plannen en ook in een rustiger moment nog even terugkomen.

3. Laat het merk meedoen in de actie

Een logo op een leeg doek zegt weinig. Een logo op de achtergrond terwijl het publiek uit zijn dak gaat, zegt veel meer. De sterkste sponsorfoto’s laten het merk zien terwijl er iets gebeurt: bezoekers die een drankje bestellen, een vol podium onder de sponsornaam, mensen die lachen bij een activatie. Vraag dus niet om foto’s van logo’s, maar om foto’s waar het logo in meedoet.

4. Fotografeer stands als ze druk zijn

Plan de foto’s van stands en activaties niet om elf uur ’s ochtends terwijl de medewerkers nog koffie drinken. Vraag de sponsor wanneer het er het drukst is, of kijk zelf naar de piek in het programma. Een stand met een rij bezoekers vertelt meer dan een mooi uitgelichte lege stand. Een foto met het team van de sponsor erbij wordt vaak als eerste gedeeld.

5. Vergeet de dagdelen niet

Een festival verandert door de dag heen. Het zachte licht van het begin van de avond, de volle weide bij de hoofdact, en de kleuren als het donker wordt: het zijn allemaal andere beelden. Zorg dat elke grote sponsor op meerdere momenten in beeld komt, dan heeft hij meer te vertellen dan één sfeerfoto. Vooral merkdoeken die ’s avonds uitgelicht zijn, zijn dan ineens heel goed te zien.

6. Spreek af wat sponsors mogen doen met de foto’s

Reken er niet op dat een sponsor jouw foto’s zomaar mag gebruiken. Vaak geldt je afspraak met de fotograaf alleen voor jouw eigen organisatie. Zet dus in je offerteaanvraag dat sponsors beelden krijgen en waarvoor. Denk ook aan de mensen die herkenbaar in beeld zijn: als een sponsor een foto voor een advertentie wil gebruiken, gelden daar strengere regels voor dan voor een sfeerbeeld op je eigen site.

7. Stuur snel een kleine selectie

Sponsors hebben geen map met driehonderd foto’s nodig. Stuur per sponsor een selectie van tien tot twintig beelden, zo snel mogelijk na het festival, terwijl het nog leeft. Geef erbij aan waar de foto’s zijn genomen en wat er te zien is. Zo’n mail is ook meteen een mooi begin van het gesprek over de volgende editie.

Zo werken wij als festivalfotograaf

Bij iBrave werk ik op festivals zo nodig met een team, zodat er ook aandacht is voor de stands en activaties terwijl het podium in vol bedrijf is. Je krijgt alle goede foto’s geselecteerd en bewerkt, binnen een week in een online galerij. Heb je sponsors die al tijdens het festival willen posten, dan kunnen er dezelfde avond al beelden klaarstaan, mits we dat vooraf afspreken. Gebruik door sponsors zetten we meteen in de offerte, en een aftermovie kan daar ook bij.

Lees meer over eventfotografie voor festivals of bekijk eerder werk in het portfolio. Ben je je volgende editie aan het plannen? Stuur me een berichtje, dan denk ik graag mee over je sponsorbeelden.