Briefing voor je eventfotograaf: wat hij vooraf moet weten

Je hebt een fotograaf geboekt, de datum staat vast en je hebt nog honderd andere dingen te regelen. Het is verleidelijk om te denken: hij is de professional, hij ziet het wel. Maar na afloop mis je dan net die ene foto van de sponsor, of staat de directeur er nergens op.

Een goede fotograaf ziet veel, maar kan niet raden wat voor jou belangrijk is. Een korte briefing vooraf maakt het verschil tussen mooie foto’s en de foto’s die je echt nodig hebt. Met deze zeven punten heb je alles op één A4’tje.

1. Het doel van de foto’s

Begin met waarom je fotografie wilt. Wil je ticketverkoop voor volgend jaar, een verslag voor je sponsors, materiaal voor werving of vooral herinneringen voor je team? Elk doel vraagt om andere beelden. Een fotograaf die weet dat je volgend jaar een campagne maakt, let meer op brede sfeerbeelden met ruimte voor tekst.

2. Het programma met tijden

Stuur het draaiboek mee, ook als het nog niet helemaal af is. Zet erbij welke onderdelen voor jou het belangrijkst zijn: een opening, een prijsuitreiking, een optreden of een toost. Geef ook door waar die onderdelen plaatsvinden als je event meerdere zalen of podia heeft. Zo weet je fotograaf waar hij op welk moment moet zijn.

3. De mensen die je terug wilt zien

Maak een korte lijst van wie er zeker op moet: sprekers, de directie, sponsors, artiesten of een jarige collega. Voeg een foto of een korte omschrijving toe, want namen alleen helpen weinig in een volle zaal. Noem ook wie het aanspreekpunt is op de dag zelf. Dat scheelt zoeken als er iets verandert.

4. Wie liever niet op de foto wil

Net zo belangrijk is wie je juist níét in beeld wilt. Denk aan gasten die bezwaar hebben gemaakt, of aan een afspraak met een bepaalde groep. Spreek af hoe die mensen herkenbaar zijn, bijvoorbeeld met een bandje of een sticker op hun badge. Je fotograaf kan dan rekening met ze houden zonder dat het opvalt.

5. Merken, sponsors en must-haves

Heb je sponsors met een eigen plek, of een logo dat zichtbaar moet zijn? Zet ze in de briefing, met waar ze te vinden zijn. Hetzelfde geldt voor details waar veel werk in zit: een decor, een fotowand of een speciale act. Een lijstje met must-haves is geen beperking, het geeft je fotograaf juist houvast om daarna vrij te werken.

6. Praktische zaken op locatie

Waar kan je fotograaf parkeren, hoe komt hij binnen en waar kan hij zijn spullen laten? Heeft hij een badge of polsbandje nodig om backstage of op het podium te komen? Zijn er plekken waar fotograferen niet mag? Het lijken kleine dingen, maar als ze niet geregeld zijn, gaan de eerste minuten op aan zoeken in plaats van fotograferen.

7. Wat je wanneer wilt ontvangen

Spreek af wanneer je de foto’s verwacht en in welke vorm. Wil je tijdens het event al een paar foto’s om te posten? Of heb je de dag erna een selectie nodig voor een persbericht? Noem ook de formaten die je nodig hebt, zoals staand voor stories. Dan weet je fotograaf vooraf wat er van hem verwacht wordt.

Zo werken wij bij de briefing

Bij iBrave begint elke opdracht met een kort, gratis kennismakingsgesprek. Daar komen de meeste punten uit deze briefing vanzelf aan bod. Op de dag zelf stem ik nog kort af met je aanspreekpunt. Je krijgt alle goede foto’s professioneel geselecteerd en bewerkt, binnen een week in een online galerij. Als het nodig is, staan er dezelfde avond al beelden klaar. Ik werk in heel Nederland en Vlaanderen.

Wil je weten hoe de dag zelf verloopt? Lees meer over eventfotografie bij iBrave, of over wat een eventfotograaf doet op de dag zelf. Heb je al een draaiboek? Stuur het me, dan kijken we samen wat er nog ontbreekt.