Hoeveel fotografen heb je nodig bij een groot bedrijfsevent?

Op de plattegrond van je event staan drie zalen, een foyer, een podium en een buitenterras. In het draaiboek lopen de keynote en twee workshops door elkaar, en ’s avonds is er een feest met een live act. Dan komt de vraag die bijna elke organisator van een groot event stelt: kan één fotograaf dit allemaal aan?

Soms wel, soms niet. Het aantal gasten zegt minder dan je zou denken. Wat telt, is hoeveel er tegelijk gebeurt en wat je achteraf wilt kunnen laten zien. Met deze zes vragen kom je erachter of één fotograaf genoeg is of dat je beter een team inzet.

1. Gebeurt er iets op meerdere plekken tegelijk?

Dit is de belangrijkste vraag. Eén fotograaf kan prima een lange avond volgen, zolang alles op één plek gebeurt. Lopen er sessies in verschillende zalen tegelijk, of is er een programma binnen en buiten, dan moet je keuzes maken. Leg het draaiboek naast de plattegrond en markeer elk moment waarop twee dingen tegelijk belangrijk zijn. Zie je er veel, dan heb je meer dan één fotograaf nodig.

2. Welke momenten mogen echt niet gemist worden?

Maak een lijst van de onderdelen die je per se terug wilt zien. Denk aan een keynote, een prijsuitreiking, de bekendmaking van een nieuwe naam of de opening door de directie. Vallen twee van die momenten op hetzelfde tijdstip, of vlak na elkaar op een andere plek, dan kan één persoon niet beide goed vastleggen. Een tweede fotograaf is dan geen luxe, maar een garantie.

3. Wil je ook portretten of een fotohoek?

Veel grote events combineren een verslag met iets extra’s: zakelijke portretten van deelnemers, een plek voor teamfoto’s of een vaste fotowand. Dat vraagt een fotograaf die op één plek blijft. Als dezelfde persoon ook het programma moet volgen, mis je het een of het ander. Reken voor zo’n vaste plek dus apart.

4. Hoe lang duurt je event?

Een programma van de ochtend tot ver na middernacht is ook voor een ervaren fotograaf lang. Op zich is dat te doen, maar het helpt als iemand het overneemt of als je de dag verdeelt. Zo blijft de kwaliteit van de laatste foto’s net zo hoog als die van de eerste. Vraag je fotograaf hoe hij lange dagen aanpakt.

5. Wil je ook video?

Een aftermovie of eventvideo vraagt om iemand die filmt, naast iemand die fotografeert. Proberen om allebei met één persoon te doen, gaat meestal ten koste van een van de twee. Combineer je foto en video, dan zit je dus vrijwel altijd met meer dan één persoon. Het voordeel: de beelden passen bij elkaar, omdat de makers samenwerken.

6. Hoe snel wil je de beelden hebben?

Wil je tijdens het event al foto’s delen, bijvoorbeeld voor een persbericht of op je socials, dan moet er tussendoor geselecteerd en bewerkt worden. Dat kost tijd die niet aan fotograferen besteed wordt. Bij een groot event kan het slim zijn om daar iemand apart voor te hebben. Zo blijft de fotograaf in de zaal en staan de eerste beelden toch snel online.

Zo werken wij bij grote events

Bij iBrave fotografeer ik kleinere opdrachten zelf. Bij grotere festivals en bedrijfsevenementen werk ik met een team, zodat geen moment gemist wordt. In een kort, gratis kennismakingsgesprek kijken we samen naar je draaiboek en bepalen we wat er nodig is. Daarna krijg je een offerte op maat. Je krijgt alle goede foto’s professioneel geselecteerd en bewerkt, binnen een week in een online galerij, en als het nodig is dezelfde avond al de eerste beelden. Een aftermovie past in dezelfde offerte.

Lees meer over eventfotografie voor grote bedrijfsevents of bekijk wat een eventfotograaf kost. Twijfel je hoeveel mensen je nodig hebt? Plan een kennismaking en neem je draaiboek mee, dan geef ik je een eerlijk advies.