Netwerkevent laten fotograferen: van deelnemers tot sponsors
Je organiseert een netwerkevent en wilt er sterke foto's van. Zeven punten voor beelden waar deelnemers, sprekers en sponsors blij mee zijn, van gesprek tot logo.
Een netwerkevent bestaat uit honderd korte gesprekken. Mensen schudden handen, wisselen kaartjes uit en staan met een drankje in kleine groepjes te praten. Niemand let op de fotograaf, en dat is precies de bedoeling.
Maar wat wil je er eigenlijk aan overhouden? Beelden voor je socials, een terugblik voor deelnemers, iets om aan sponsors te laten zien? Met deze zeven punten bepaal je dat vooraf, zodat de foto’s later ook echt gebruikt worden.
1. Weet voor wie de foto’s zijn
Deelnemers willen zichzelf in actie zien, sprekers willen een goede foto op het podium en sponsors willen hun naam of logo in beeld. Dat zijn drie verschillende lijstjes. Schrijf ze op voordat het event begint, in volgorde van belangrijkheid. Dan weet de fotograaf waar hij of zij op moet letten en hoeft er ter plekke niet meer gediscussieerd te worden.
2. Vang echte gesprekken, geen geposeerde groepjes
De mooiste netwerkfoto’s laten zien dat mensen oprecht met elkaar in gesprek zijn: een lach, een gebaar, aandacht voor de ander. Zulke momenten krijg je alleen als de fotograaf zich onopvallend door de zaal beweegt en niet elke minuut vraagt om stil te staan. Spreek af dat er af en toe een gestuurd groepsportret mag, maar dat het grootste deel spontaan blijft.
3. Maak sponsors zichtbaar zonder dat het stijf wordt
Een sponsor die betaalt, wil terugzien dat zijn naam bij het event hoort. Het logo op een banner op de achtergrond van een gesprek, een sponsor die met een deelnemer praat bij de stand, of een flag bij de entree werkt beter dan een stijve groepsfoto voor een muur. Geef de fotograaf vooraf een lijstje met sponsors en waar hun naam te zien is, dan zoekt hij of zij die momenten bewust op.
4. Denk aan sprekers en podium
Ook bij een netwerkevent is er vaak een programma met een of twee sprekers. Vraag de fotograaf om het podium apart mee te nemen: de spreker, het publiek dat luistert en een overzichtsfoto van de zaal. Dat zijn de beelden die je het vaakst nodig hebt voor een terugblik of een persbericht. Laat de sprekers ook weten dat er gefotografeerd wordt.
5. Houd rekening met wie niet op de foto wil
Bij een netwerkevent komen mensen uit allerlei bedrijven. Sommigen willen graag in beeld, anderen liever niet. Meld in de uitnodiging dat er een fotograaf aanwezig is en geef aan hoe mensen kunnen laten weten dat ze liever niet in beeld komen. Een herkenbare sticker op de badge werkt daar goed voor. Zo hoef je er achteraf niet over na te denken.
6. Plan de foto’s ook buiten het programma
Veel goede netwerkbeelden ontstaan voor en na het officiële programma: de ontvangst, de koffie, de eerste gesprekken, het afscheid. Laat de fotograaf dus een half uur eerder beginnen dan het programma en een kwartier langer blijven. Dat kost weinig extra, maar levert vaak de mooiste beelden op. De sfeer is dan nog los en mensen zijn ontspannen.
7. Bepaal wanneer je de foto’s nodig hebt
Wil je dezelfde avond nog iets op LinkedIn plaatsen, of is een terugblik de week erna prima? Dat maakt uit voor de planning. Het is bij events mogelijk om op dezelfde dag een selectie door te sturen, zodat je meteen kunt delen. De volledige selectie volgt dan later. Geef dit aan als je het wilt, dan kan de fotograaf er rekening mee houden.
Zo werken wij bij netwerkevents
Bij kleinere netwerkavonden kom ik zelf, bij grotere events met meerdere ruimtes werken we met een team zodat geen moment gemist wordt. Voor de start spreken we je lijstje door: sprekers, sponsors, belangrijke gasten en wie liever niet in beeld wil. Tijdens het event ga ik onopvallend tussen de gasten door. Alle goede foto’s worden geselecteerd en bewerkt, zonder extra kosten voor een grotere selectie, en je krijgt ze binnen een week in een online galerij.
Van netwerkavond naar bruikbaar beeld
Met een goede briefing krijg je beelden waar deelnemers, sprekers en sponsors tevreden mee zijn. Lees meer over eventfotografie voor bedrijfsevents en wat wij daarin voor je kunnen betekenen. Plan je een netwerkevent? Dan denk ik graag vrijblijvend mee tijdens een kort kennismakingsgesprek. Neem contact op en vertel me wat je organiseert.
