Privacy bij events: mogen je gasten op de foto?

Je event staat vol enthousiaste mensen, de fotograaf loopt rond en een dag later staan de foto’s op je website. Dan mailt een bezoeker: “Ik sta op die foto, dat wil ik niet.” Mag dat eigenlijk zomaar, gasten fotograferen op je event? En wat had je ze vooraf moeten vertellen?

Het antwoord hangt af van het soort event, de foto en wat je ermee doet. Een herkenbare foto is een persoonsgegeven, dus de AVG speelt mee, net als het portretrecht. Met deze zes stappen regel je de basis. Dit is algemene uitleg en geen juridisch advies: vraag bij twijfel een jurist of kijk op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Bepaal waarvoor je de foto’s gebruikt

Begin bij het doel. Een sfeerverslag voor je eigen site is iets anders dan een folder of een betaalde campagne met één gast groot in beeld. Hoe commerciëler het gebruik en hoe herkenbaarder de persoon, hoe zwaarder de belangen van die persoon meewegen. Maak dus een korte lijst: waar komen de foto’s terecht en voor hoe lang? Daar volgt de rest uit.

2. Vertel het voordat mensen binnen zijn

Mensen moeten kunnen weten dat er wordt gefotografeerd en waarvoor. Dat doe je het best op meerdere plekken: in de uitnodiging of ticketmail, op de pagina van je event, en met duidelijke bordjes bij de ingang. Noem kort dat er foto’s of video’s worden gemaakt, waar die worden gebruikt en bij wie mensen terechtkunnen met vragen. Een zin in de voorwaarden die niemand leest, is daarvoor niet genoeg.

3. Maak onderscheid tussen sfeer en portret

Een overzichtsfoto van een volle zaal is minder gevoelig dan een close-up van één gast. Spreek daarom met je fotograaf af wanneer er van dichtbij wordt gefotografeerd. Een spreker of een prijswinnaar verwacht dat. Een gast die aan de bar staat misschien niet. Wil je iemand groot gebruiken in een uiting, vraag diegene dan even om toestemming. Dat kan ter plekke, en het kost vaak maar een minuut.

4. Geef mensen een makkelijke manier om nee te zeggen

Sommige gasten willen niet op de foto, en daar kunnen allerlei goede redenen voor zijn. Maak het ze makkelijk: laat ze het bij de ingang doorgeven, of geef een opvallend bandje aan wie liever niet in beeld komt. Informeer je fotograaf over die afspraak. Zo voorkom je dat iemand zich pas later moet melden, wanneer de foto al online staat.

5. Wees extra voorzichtig met kinderen en gevoelige situaties

Komen er kinderen op je event, dan is meer voorzichtigheid nodig. Ouders moeten weten wat er gebeurt. Publiceer je op basis van toestemming, dan moeten ouders die geven voor kinderen onder de 16. Ook bij gevoelige situaties, zoals iemand die emotioneel is, een medisch incident of een bijeenkomst waarin afkomst of geloof een rol speelt, geldt: vraag het eerst, of publiceer het niet.

6. Spreek af wat je doet als iemand bezwaar maakt

Ook als je alles goed hebt geregeld, kan iemand vragen om een foto weg te halen. Bedenk vooraf wie zo’n mail beantwoordt en hoe snel een foto offline kan. Haal de foto bij een redelijk verzoek gewoon weg, ook van je socials. Geef het ook door aan je fotograaf, zodat die de foto niet nog in een portfolio gebruikt. Zo’n bezwaar netjes afhandelen, is goed voor je gast én je naam.

Zo werken wij als eventfotograaf

Als organisator informeer je je gasten, en bij iBrave help ik je daar graag bij. Op verzoek lever ik standaardteksten voor bordjes en tickets, en een modeltoestemmingsformulier. Tijdens je event maak ik geen close-ups van gasten zonder duidelijke aanleiding, en bij twijfel vraag ik het even. Krijg je een verzoek tot verwijdering, dan pakken we dat samen op. Meer hierover lees je in de privacyverklaring.

Wil je weten hoe dit bij jouw event werkt? Lees meer over eventfotografie bij iBrave of stuur me een berichtje met je plannen.