Fotograaf voor je eindejaarsfeest regelen: dit moet je nu doen

Het is eind oktober en de uitnodiging voor het eindejaarsfeest gaat bijna de deur uit. De locatie staat, de catering is geregeld, de dj is geboekt. Alleen de fotograaf staat nog op het lijstje met “moet ik nog even doen”.

Dat is geen ramp, maar wel het moment om door te pakken. In december vallen veel bedrijfsfeesten op dezelfde vrijdagen en zaterdagen. Met deze zeven stappen regel je het nu, zonder dat je er veel tijd in kwijt bent. Tips voor de avond zelf lees je in kerstborrel of eindejaarsfeest laten fotograferen.

1. Zet je datum en tijden op papier

Een fotograaf vraagt als eerste: wanneer, en van hoe laat tot hoe laat? Je hoeft nog geen draaiboek te hebben. Een begintijd, het moment van het diner of de speech en een eindtijd zijn genoeg voor een eerste aanvraag. Weet je het nog niet precies, geef dan een schatting. De details stem je later af.

2. Kies welk deel van de avond je vastgelegd wilt hebben

Niet elk uur van een eindejaarsfeest levert even veel op. De ontvangst, de speech, het diner en het eerste uur op de dansvloer zijn vaak de beste momenten. Na middernacht wordt het vooral leuk voor wie erbij was. Kies dus bewust: een fotograaf voor het hele programma, of alleen voor de momenten die je later wilt gebruiken. Dat scheelt in de prijs, en je mist niets wat ertoe doet.

3. Stuur foto’s of een link van de locatie mee

Een zaal met grote ramen vraagt iets anders dan een donkere club of een loods vol feestverlichting. Een paar foto’s van de locatie, of een link naar de website, helpen een fotograaf om in te schatten wat hij nodig heeft. Dan hoeft daar op de avond zelf niemand meer over na te denken.

4. Vraag een offerte op maat aan

Een prijs per uur zegt weinig als je niet weet wat erin zit. Vraag daarom een offerte waarin staat wat je krijgt: hoe lang de fotograaf er is, hoe en wanneer je de foto’s krijgt en of er reiskosten bij komen. Let ook op wat er niet in staat: betaal je extra voor meer foto’s, of voor snellere levering? Bij mij liggen de meeste opdrachten tussen €500 en €3.000, afhankelijk van duur en wensen. Na een kort, gratis kennismakingsgesprek weet je precies waar je aan toe bent.

5. Alleen foto’s, of ook een aftermovie?

Wil je het feest in januari nog eens laten zien op het intranet of op LinkedIn, in een korte video? Bedenk dat nu, want een aftermovie vraagt om een eigen planning op de avond. Vaak is het handig om foto en video in één keer te regelen: één aanspreekpunt en één offerte. Twijfel je, lees dan aftermovie of foto’s: wat past bij jouw event?

6. Wijs een aanspreekpunt aan voor de avond

Als organisator heb je het op de avond zelf druk, en dat mag. Wijs daarom iemand aan bij wie de fotograaf terechtkan: voor het moment van de speech, voor de groepsfoto en als er iets verandert in het programma. Eén naam en een telefoonnummer zijn genoeg. Zet die ook in het draaiboek, zodat de fotograaf, de dj en de locatie allemaal weten bij wie ze moeten zijn.

7. Spreek af wanneer je de foto’s nodig hebt

Wil je maandag na het feest een bedankmail met foto’s sturen? Of de volgende ochtend al iets op LinkedIn zetten? Zeg dat bij je aanvraag. Bij events kunnen de beelden als het nodig is dezelfde avond nog klaarstaan, maar dat plan je vooraf in. Hoe je ze daarna met je collega’s deelt, lees je in foto’s van het bedrijfsfeest delen.

Zo werken wij bij eindejaarsfeesten

Bij iBrave begint het met een kort, gratis kennismakingsgesprek. Daarin nemen we je datum, je programma en je wensen door. Daarna krijg je een offerte op maat. Je krijgt alle goede foto’s professioneel geselecteerd en bewerkt, binnen een week in een online galerij, en als het nodig is dezelfde avond nog. Een aftermovie kan in dezelfde offerte. Ik werk in heel Nederland en Vlaanderen.

Staat je datum al vast? Kijk wat een eventfotograaf op je feest voor je kan doen, of stuur me een berichtje. Dan kijken we samen of je datum nog vrij is.