Eventfotograaf inhuren: zo verloopt het van aanvraag tot foto's

Je hebt een event op de planning en wilt voor het eerst een eventfotograaf inhuren. Dan wil je vooral weten wat je kunt verwachten: wat moet je aanleveren, wanneer hoor je wat, en wanneer heb je de foto’s?

Het is minder ingewikkeld dan het lijkt. Hieronder loop ik de acht stappen door, van het eerste bericht tot de laatste foto. Welke vragen je stelt om de juiste fotograaf te kiezen, lees je in eventfotograaf kiezen: 8 vragen die je vooraf stelt.

1. De aanvraag: een paar regels is genoeg

Je hoeft geen uitgewerkt plan te sturen. Een datum, de locatie, het soort event en een idee van het aantal gasten zijn genoeg om te beginnen. Weet je al waar je de foto’s voor wilt gebruiken, zet dat er dan bij. Bellen, appen of mailen: kies wat voor jou het makkelijkst is.

Een aanvraag kan zo kort zijn als: “Personeelsfeest op vrijdag 11 december, van 19.00 tot 01.00 uur, ongeveer 150 collega’s, in een feestzaal in Breda. We willen de foto’s gebruiken voor intranet en LinkedIn.” Daarmee kan een fotograaf meteen verder.

2. Het kennismakingsgesprek

Daarna volgt een kort, gratis gesprek. Daarin gaat het over je programma, de momenten die belangrijk zijn en voor wie de foto’s bedoeld zijn. Het is ook jouw moment om te kijken of het klikt. Een eventfotograaf loopt de hele dag tussen je gasten door, dus dat gevoel telt mee.

3. De offerte op maat

Na het gesprek krijg je een offerte. Daarin hoort te staan hoe lang de fotograaf er is, of hij alleen komt of met een team, hoe en wanneer je de foto’s krijgt en wat de reiskosten zijn. Bij iBrave liggen de meeste opdrachten tussen €500 en €3.000. Een vaste prijslijst is er bewust niet, want geen event is hetzelfde. Vergelijk je meerdere offertes, kijk dan niet alleen naar het bedrag, maar vooral naar wat erin zit. Meer daarover lees je in wat een eventfotograaf kost.

4. Akkoord, en je datum staat vast

Ga je akkoord, dan staat je datum vast. Tot de laatste weken voor het event hoef je daarna niets meer te regelen. Verandert er iets, zoals het aantal gasten, de tijden of een extra programmaonderdeel? Laat het gewoon weten, dan schuift de planning mee.

5. De laatste afstemming

Spreek in de aanloop naar je event het draaiboek door met je fotograaf: tijden, sprekers, sponsors, de plek voor de groepsfoto en wie op de dag het aanspreekpunt is. Hoe beter je fotograaf het programma kent, hoe minder je op de dag zelf hoeft uit te leggen. Een kort document met tijden en namen is vaak al genoeg.

6. De dag zelf

Een goede eventfotograaf is er voordat de eerste gasten binnenkomen, zodat hij de locatie en het licht kent. Daarna hoef jij er als organisator nauwelijks naar om te kijken. De fotograaf werkt het programma af en vangt ondertussen de momenten ertussen: de begroeting bij de ingang, de lach tijdens de borrel, de zaal die reageert op een spreker.

7. De foto’s

Na het event worden de foto’s geselecteerd en bewerkt. Bij iBrave krijg je alle goede foto’s, geen vast aantal, binnen een week in een online galerij. Moet er dezelfde avond al iets online, dan kan dat bij events ook, als je het vooraf afspreekt. Spreek ook af waarvoor je de foto’s wilt gebruiken, zodat daar achteraf geen vragen over zijn.

8. Na afloop: delen en gebruiken

Met de galerij in handen begint het leukste deel. Stuur je gasten of collega’s de link, kies een paar sterke foto’s voor een bedankbericht en bewaar de rest voor later: je website, de uitnodiging voor volgend jaar of een terugblik in je nieuwsbrief. Hoe je dat slim aanpakt, lees je in foto’s van het bedrijfsfeest delen.

Zo werken wij als eventfotograaf

Kleinere opdrachten doe ik zelf. Bij grotere festivals en bedrijfsevenementen werk ik met een team, zodat geen moment gemist wordt. Je krijgt alle goede foto’s professioneel geselecteerd en bewerkt, zonder meerprijs voor extra selecties en zonder verborgen kosten. Wil je er een aftermovie bij, dan kan dat in dezelfde offerte. Ik werk in heel Nederland en Vlaanderen.

Benieuwd wat een eventfotograaf van iBrave op jouw soort event doet? Of heb je al een datum? Stuur me een berichtje, dan plannen we een kennismaking.